林赛Intrieri|2020年8月1日
传统上，在管理业务方面，我们的市政当局已知有点领土。总是有“城镇”和“学区”和“每个人的不同方式。
例如，有城镇工作人员和学校工作人员，不同的软件系统，有时在比赛中有时相互冲突。我们听到的最大差异是特派团的差异;该镇的“拯救纳税人”和学区“为教育孩子们”。但在一天结束时，我们正在谈论一个社区，一个选区和一群大多数人民居住的公民，也是最好的市政的一部分。
对失去控制的恐惧在市政当局中很常见，这往往是他们犹豫接受共享服务的原因。但有一种方法可以在不丧失自主权的情况下进行合作和分享，也不会牺牲任何一家实体的战略使命。不仅存在一种不让任何一方“输”的有意义的合作方式，也存在一种让各方“赢”的方式。
以下是如何毫无恐惧地探索各种可能性:
步骤1:检查当前的流程和操作
记录核心流程和“后台”函数，两个实体定期完成。认为工资单处理，人力资源职能，采购，IT，设施维护等。学区和城镇都需要支付员工，无论是需要IT服务，都需要清洁，运作的空间。首先弄清楚每个实体如何管理这些区域，并查看是否存在显着的相似之处或差异。也许一个部门一直在做得更好，另一个实体可以从改变旧方法和采用类似的方法中受益。
第2步：评估现有的员工职位和组织结构
评估两个实体如何构建，员工是谁以及在哪里存在优势和劣势。一个实体是否具有比另一个的“更深的长凳”？是一个非常短的或欠款吗？技能设置相似吗？这是共享服务可以使所有人受益的地方。交叉培训员工有助于确保在紧急情况或工作人员停机时，业务可以继续。在这一步骤中，评估联盟合同，支付等级和福利是在前进前熨烫的所有关键部件。需要解决任何显着的差异。
第3步：确认当前技术
用于处理采购订单，运行薪资和管理员工和日常资金的哪些工具和系统？如果镇和学区分享任何相同的平台，就越有理由考虑合作。In other areas, one entity may have an automated tool that completes the task in half the time with half the effort (e.g., automated purchase orders and the use of mobile app approvals vs. the circulation of paper purchase orders and manual sign-offs). Identifying similarities and differences in the tools used for daily operations will help your municipality determine if both entities can adopt one system in particular to better operate, or if the optimal way to function is a hybrid of both/multiple systems and methods.
第4步：开发潜在的框架和结构方案
将管理团队从双方从中获取，或利用中立的第三方顾问来帮助提出一些新的组织结构和业务单位可能看起来像什么。你能集中薪资部门吗？您会巩固并结合IT员工吗？这是您可以探索运行当市的所有选项。这并不意味着你需要立刻实现它们，但他们值得记录和考虑;卷展栏的时间表可以在以后工作。
第5步：制定计划
一旦各方达成共识，就需要制定行动计划，概述建立共享服务所需的所有工作。行动计划应该说明项目团队、工作步骤、可交付成果、项目预算和时间表。把合并部门的过程分解成可管理的任务是很重要的。从较小的、更容易的合并开始，并在早期获得一些胜利，这从来都不是一个糟糕的方法。
作为共享服务推出的一部分，市政当局将需要制定双方之间的协议并编制文件。应该起草一份包含协议细节和精神的合同。最好的合同是那些能反映协议的合同，但却不需要被引用，因为所有相关各方都在合作，以实现他们的承诺。
共享服务可以成为确保最佳功能、充分透明度和效率的强大工具。学生仍然可以获得尽可能最佳的教育，同时保持税收下降，一方在预算和/或财务决策方面不必“控制”，并且可以在某些领域保留自主权。但共享服务可以允许更好的沟通，增加员工能力，运营效率以及整个团队和社区的增强感。
