作为商业或财务办公室的一员，你持有一些关于你的非营利组织运作的最敏感和重要的信息。预算、现金流、债务、契约、财务、审计、内部控制、法律和监管事项....所有这些都可以对运行程序活动的个人如何实现他们的目标产生巨大的影响。财务方面的问题可以为本组织的使命提供垫脚石，也可以严重阻碍其进展。
财务办公室负责向董事会提供最有用和最相关的信息，使它们能够履行提供指导和决策的职责，最重要的是在财政问题方面。
作为首席财务官、财务总监或业务经理，你有没有想过你应该向董事会提供什么，以什么形式提供?董事会通常每月或季度开一次会，每次开一两个小时。鉴于时间有限，这应该是他们讨论关键问题、审查准确和及时的财务报告以及就高层治理问题投票的时间。提供大量无关的数据会把水搅浑，阻碍他们理解真正的问题并及时做出解决方案。以下是一些需要重点关注的领域，它们将有助于确保董事会拥有最有效履行职责的工具。
首先，董事会应充分了解在这些领域出现的任何和所有潜在风险。该组织是否就任何索赔或潜在诉讼咨询了律师?是否有新的财务、报告或其他监管问题即将出现，可能会影响组织?重大的会计或审计标准、人事事项、990报告、管理人员的来文、申报的复杂性、到期日、捐助事项等都可能对本组织及其继续执行其任务的能力产生影响。
财务状况
商务办公室应该准备及时，总结与董事会责任相关的财务报告。报告应以不混淆，压倒或复杂讨论围绕金融的方式格式化。与董事会财务主管讨论提供这些报告的最有效方法。让财务主管在提交董事会之前审查报告，以及其他更详细的信息，可能有助于提前确定任何问题或疑虑。如果董事会可以审查当前月/季度预算与实际报告以及预算和之前的年份，这可能会有所帮助。简要分析了该期间的重大活动，例如大量新贡献，重大逾期余额或账面，意外费用或资本购买以及实际比较的高水平部门预算。最重要的是，拥有最相关和及时的报告可用将使董事会及时做出决定，并避免在年底的惊喜。
利益冲突和相关方活动
所有董事会成员每年应阅读和签署利益冲突（COI）政策。所有可能的相关方和交易都应全面披露，任何感兴趣的人都应该从这些讨论和确定中原谅。一个误解是，有任何关联方活动是不可取的，例如可以向组织提供专业服务的董事会成员。通常是时候，董事会成员可以通过提供专业知识来回馈组织，否则本组织将必须产生重大费用。只要监管允许它商务办公室联络人往往是确保董事会拥有所有相关信息的个人，这些事项达到议程，该过程遵守批准的政策。
表格990.
商务办公室通常是确保表格990及时准确地准备的部门。990的一部分包括几个围绕治理和政策的问题。不用说，董事会在签约成为董事会成员时应该对这些政策了如指掌。但是，有一个问题是，委员会是否收到了990的完整副本(已归档)，以及990的审查程序是怎样的。这些问题的真正目的是阐明本组织确保990包含准确信息的责任。通常情况下，审计师/注册会计师正在准备表格，然而，与任何其他国税局税务表格相比，990上有太多的定量数据。定性的数据必须来自组织的领导。每个董事会成员都应该了解文件中所包含的内容，并被期望理解组织回应的问题和含义。
及时性
作为非营利性的关键财务官，CFO或业务经理的目标是在会议日期之前向董事会成员提供财务报告。拥有适当的时间谨慎审查报告，预算，预测和分析将使董事会成员能够为所提供信息做好深思熟虑的问题和评论。这将设定更有意义的讨论和拟议答复的阶段，最终有利于组织的使命。