克里斯托弗•欧内斯特| 2015年5月15日
我们经常在业务中发生的关于欺诈的消息中听到或阅读故事。通常，当财务当局的职位上的个人未经授权的提款或支付银行账户或误导现金存款时，这些企业经常受到牺牲品。为了响应这些风险，往往实施控制以防止和检测与现金有关的欺诈，但经常被忽视的是潜在的工资欺诈。
根据认证欺诈审查员（ACFE）协会的2014年报告，工资欺诈是会计欺诈和雇员盗窃的最佳来源。ACFE表示工资债务发生在27％的企业（营利性和非营利性）中，并在员工少于100名员工的组织中发生两倍。最后，他们注意到平均工资债务持续了大约24个月。简而言之，风险太大，不能解决。在增加薪资过程中添加额外的控制和步骤，可能似乎麻烦，但减少工资债务风险的益处是值得的。以下是一些简单的步骤，可以采取防止和检测在这个重要领域的欺诈。
为所有员工保存考勤卡，并应要求主管审查和批准他们的每个支付期间。特别是，加班(小时工)、病假、休假和其他休假时间都需要经过批准。工时卡应作为工资登记册的辅助文件，以便与登记册一起审阅。
在工资处理部门中保持适当的职责分工。例如，将工资单到总帐的个人不应与在会计软件的工资单中或第三方工资提供商的工资单中处理工资单的个人。这将允许在其支付时对每个时期的工资单进行合理审查。
每季度将工资登记表与总账工资账户进行核对。这项工作将有助于检测工资是否被误寄到总账的另一领域，或是否有其他欺诈性交易(即与现金相关的欺诈或虚假的财务报告)被贴到工资账户中，试图将其“埋葬”在通常较大的数字中。
每个财政年度准备一份详细的工资预算。将每月或每季度的实际工资结果与预算进行比较有助于识别欺诈行为。任何与预算的重大差异都应该是很容易解释的。审核员还应记住已知的预算差异(即一个已编列预算但尚未填补的空缺职位)，并确保这些差异得以实现。
公司有一个独立于工资和会计职能的行政人员吗（例如总统，执行董事，财务主管等），定期审查工资核算寄存器以进行异常或意外活动。他或她应该审查工作时间（为每小时雇员）以及员工的薪酬，以确保它们与期望一致。此外，他或她应该审查支付的雇员上市，以确定潜在的“幽灵雇员”（为本组织没有工作的个人），或终止继续支付的雇员。许多组织将其薪资处理外包给第三方提供商。通过工资提供商或嵌入在会计软件中的工资单模块中提供的在线平台，公司通常可以访问各种有用的报告，包括可以在特定工资单或其他时段运行的“审计报告”时间并提供详细列出了工资单内的所有更改，例如员工所添加的，员工终止，汇率变化，扣留更改等。这对于个人处理和发布工资单的较小组织来说，这是一个特别重要的控制维护员工数据库，支付税率，扣缴和扣除责任的责任。审查此类报告与薪资寄存器的审查有关可能非常有用。“审计报告”所识别的更改应由员工文件中的相应文书工作和授权支持。
最后，工资欺诈预防的关键是识别您组织内可能发生的方式，并添加合理的控件，例如上面推荐的控制，以解决风险。
