Shannon Crowley2014年5月29日|
非营利组织的财务和发展办公室之间关系紧张或根本不存在的情况并不少见。然而，这种关系在非营利组织中可能是最重要的，特别是对于那些严重依赖捐赠和赠款的组织。这两个部门之间的沟通不灵，可能会导致接收和处理捐款的不当，最终导致资金的流失和捐助者的不安。
有效的非营利性沟通
有效的双向沟通对培养金融和发展办公室之间的关系至关重要。以下是通信很重要的具体情况：
对账- 大多数组织都有两个独立的系统，这些系统跟踪捐款，由开发办公室使用，金融办公室使用的系统。此外，每个办公室使用的治疗可以跟踪贡献可以是不同的，导致在将报告与另一个系统到另一个系统的同一时间段内相同的时间段时导致差异。如果两种系统没有协调，则在审查报告时，这可能对财务委员会或管理层非常令人困惑。因此，重要的是，两个系统之间的和解每月完成，或至少季度。每月调节将使这两个办公室能够确保没有错误（例如不正确，重复，迟到或错过的帖子）并确认报告是完整和准确的。唯一的协调项目应该是治疗贡献的差异。
调和两个系统需要合作和开发和财务办公室之间的良好沟通。为了完成和解，两家办事处必须首先了解治疗各种贡献的潜在差异。可能有几个差异。例如，当收到口头承诺时，发展办公室通常会记录承诺;但是，除非以书面形式正式同意，否则财务办公室可能不会记录承诺，或者在事件或匹配贡献时签发。一旦理解这些差异，两家办事处就应该共同努力来协调报告。应该设置两个系统，使得它们尽可能多地彼此对齐（例如，为每种类型的贡献具有相同的跟踪号，例如，年度基金，捐赠），它将有助于对帐进程。
限制捐赠和补助金- - - - - -很多时候，只有开发办公室才涉及授予的开始阶段。不涉及财务办公室在此过程中可能导致最重要的截止日期，限制被破坏，最坏的情况，资金落入。重要的是，在RFP阶段期间，开发办公室向财务办公室通信，任何截止日期，用于报告任何限制的要求和细节。这将使两家办事处共同努力评估机会，准备提案预算（或完成任何其他必要的文书工作或报告要求），并确保限制符合本组织的目标和财政需求。财务办公室还需要充分了解财务报表报告目的的限制，并确保资金按照限制支出，并履行正确的信息报告目的。
运动和承诺- - - - - -同样，在捐款有限的情况下，发展办事处应使财务处、高级管理人员和理事会参与争取资金运动的初期阶段。特别是，各办事处应共同努力，就运动的目的达成协议，以确保对资金的任何限制都符合本组织的目标和财政需要。当作出认捐时，发展办事处应尽快将详情(捐助者、数额、限制、认捐时间以及口头或书面)通知财务办事处。重要的是，财务办公室在正确的财政年度记录承诺，并按照限制使用资金。
有效的双向沟通需要发展办事处和财务办事处人员的意愿。两个办公室都应积极主动地寻求必要的信息，而不是等待或假定另一个办公室将传达信息。还建议安排这两个办公室之间的经常会议。议程讨论项目可以包括新的赠款机会、新的运动倡议、报告要求和其他主题。虽然发展和财务办公室对一个非营利组织至关重要，但这两个办公室的集体合作是非常宝贵的。
