2015年4月24日
最近的经济衰退加剧了一种已经贯穿全国经济的趋势——与5年、10年或15年前相比，现在的公司都在瘦身。许多公司正在经历的财务困难，强化了技术进步所引发的一场运动。主要是，工作场所中处理更多责任的人更少。
不幸的是，对于企业主和高级企业高管来说，裁员意味着更少的主管，从而更少的可用性来监督和审计业务。这种情况是在鼓励员工从公司偷窃——要么拿走存货，要么不恰当地处理收据。
欺诈是一种广泛的类别，包括彻底盗窃，工资方案，撇渣和伪造的发票等活动。单一方法无法减少业务的欺诈活动。必须采用全面的方法来欺诈预防，通过积极，一致的措施来降低此类活动的风险。
工作氛围的基调是由高层决定的。企业所有者和高管必须创建一种员工能够清楚理解和遵循的道德企业文化。道德行为也从应聘者被录用的起点开始。雇主进行尽职调查至关重要，他们通过联系推荐人、做背景调查和核实工作历史来筛选求职者。
防范欺诈活动还需要定期调动现有员工。大大小小的企业都应该每年进行欺诈预防、检测和报告方面的培训。此外，举报人热线的实施不仅可以让员工访问一个系统来帮助发现欺诈，而且可以阻止员工的欺诈行为，因为它存在。
防止欺诈也意味着给员工休息的时间。要求员工每年休假，这样员工的职责就可以轮换到其他员工身上，从而增加发现诈骗犯的机会。
欺诈预防的另一个方面是内部控制。内部控制是一项综合性的过程，旨在提供有关财务报告和遵守适用法律法规的可靠性的合理保证。这是一套程序，以防止或检测公司资产的重大财务错误和挪用挪用。这种做法超出了专注于银行账户余额或信任退伍军人员工做正确的事情。有许多内部控制可用于减轻欺诈风险。
所有者和高管需要更密切地参与其企业的财务方面。将财务责任完全分配给一个经理会导致欺诈。所有者和高级管理人员应该对各种业务流程进行监督，其中包括:
- 每月的财务报表(查看当前年度和往年以及每月的财务报表)。
- 薪资活动，如薪资率的变化和新员工，以及对整个薪资登记册中不寻常名字的审查。
- 不寻常供应商付款的银行对账单。
也许最简单的策略之一就是锁定库存和空白支票库存。限制个别雇员有权进行的交易的规模和类型，安排对财务系统的定期内部和外部审查，将改善内部控制。
有一系列的内部控制政策和程序可以减轻欺诈。虽然对所有业务流程的内部控制审查可能很耗时，但这些审查至少应该每年两次进行一次。
您还可以采取其他更简单的步骤来控制操作。例如，即使在小型企业中，职责分离也是至关重要的。单独将现金过账到客户账户并查看收据。把接收现金和存款分开。妥善处理信用卡交易及资料。尽快销毁信用卡信息，并确保你的信用卡数据传输是在安全的线路上完成的。确保你的PCI是符合要求的。业主或高级管理人员需要审查拖欠的账目，以确保它们是准确的。
不要忽视危险信号。要注意那些似乎不自量力或表现出权贵态度的员工。对那些可能正在经历离婚、家庭有健康问题和/或其他问题的员工要敏感。留意那些拒绝分享公司财务责任和记录的员工。拒绝度假的人可能会这样做，因为他们担心自己的欺诈行为会被发现。
当机会、压力和合理化结合在一起给员工施加压力时，欺诈就会发生。如今，经济形势的不确定性给许多美国人带来了压力，企业主和高管们应该确定，他们有适当的内部控制，以限制他们业务中的某些人实施欺诈的机会。
