作为会计师和商业顾问，我们经常被问到商业记录应该保存多长必威伙伴时间。记录保存很重要，因为它提供信息以支持管理部门的决策，而且通常是法律保留要求所要求的。
记录可以是纸质文件、电子文件、通信(包括信件、传真和电子邮件)以及商业应用程序和数据库中使用的数据。记录保留策略有助于在组织范围内建立统一的规则，以确定应该保留多长时间。
保存记录的时间长短很大程度上取决于记录的类型。记录保留策略是重要的第一步。组织应该建立这些政策，以减少与看似无穷无尽的联邦、州和地方法律法规相关的风险;员工、客户、供应商和供应商纠纷;或用于联邦、州和/或地方税务当局的审计。对于许多组织来说，法规要求可能规定某些文件需要维护多长时间。接受政府或非营利来源资助的组织可能会受到额外的要求。
记录保留政策不仅帮助组织保留哪些记录，它还可以作为指南，说明某些记录何时会由于物理或电子空间的限制而被销毁。大量数据的物理和电子存储是有成本的。物理存储成本包括存储空间的租金或租赁费用、水电和维护费用。硬件存储成本包括硬件、软件、功耗、人工和监控成本。如果发生自然灾害(如洪水、飓风等)，储存的实物记录可能会丢失。电子记录在灾难发生时也有损失的风险，尽管它们可以(而且应该)定期备份。良好的记录保留策略还可以降低法律风险和发现成本，以及与合法诉讼相关的恢复工作时间。
根据合理的记录保留政策销毁文件有助于保护您的组织免受法律风险。切勿在收到索取资料的要求或法院传唤后销毁文件或资料。在这一点上，销毁文件可能导致罚款、处罚和/或监禁。
可以在这里下载一个记录保存指南示例。所列的保留期表明了最低要求，并作为确定组织的文档保留政策时的一般指导。由于各州的限制法规以及州和地方的管理要求各不相同，每个组织在采取文件保留和销毁政策之前应仔细考虑其要求并与法律顾问协商。此外，联邦奖励和其他政府赠款的期限可能比其他法律规定的期限更长。