Thomas Dearnley2015年1月23日|
现金是公司资产负债表上最重要的资产之一。因此，公司应该实施一套控制系统，保护现金免受多种威胁。与现金相关的欺诈并不是行业特有的，从财富500强到小型非营利组织，各种类型的组织中都有大量的欺诈行为。举例如下:
撇去在公司记录之前被盗时会发生。零售组织往往受到这种欺诈的牺牲品。员工“Pockets”付款，然后未能记录（或记录）销售。
计费欺诈当员工提交虚构商品，服务或其他个人购买的发票或者只是膨胀购买商品的数量时，就会发生。偿还这些发票的资金是针对员工，或与员工一起工作以提交欺诈的缔约方。
检查篡改雇员伪造或篡改从公司银行账户开出的支票来窃取现金。
费用报销也是员工可以挪用现金的一个地区。当员工提出虚构或夸大的商业费用时，就会发生欺诈行为。
由于工资单的功能是基于现金的，它特别容易受到欺诈。欺诈行为可能只是围绕着一名员工夸大赔偿金。在另一种方案中，员工可以创建一个虚构的“幽灵”员工，将资金转移到假员工的银行账户，或者直接转入员工自己的个人账户。亲戚和朋友通常是这个计划的候选人。预提也可以被操纵:处理工资的员工不能预提401(k)或医疗保险延期等项目，而是在开始向福利管理人员转账时从公司现金中支付这些项目。
幸运的是，有许多简单，具有成本效益的控制，可以到解，以防止欺诈发生。以下是一些建议：
- 任何公司的首席执行官或所有者都应开设银行对陈述并审查取消支票。每月审查可以揭示未经授权的不当付款。
- 应区分责任，使编制银行调节表的人员不应有能力记录现金收入或支出。理想情况下，编制银行调节表的人员不应该有访问总账或支票签字权限。
- 取消手工支票簿，使用空白支票库，同时使用磁性墨水字符识别(MICR)碳粉盒。空白支票库和签名章应妥善保管。不应备有额外的微粉墨盒，并应与微粉供应商订立合约，制定更换硒鼓的时间表。只有在绝对必要时才应使用签名章，多数情况下应避免使用。
- 支票中应要求双重签名进行大量金额。
- 如果公司使用网上账单支付和/或电汇，公司所有人或(如果是大公司)董事会指定的高管应是唯一被授权完成这些交易的个人。
可以以最小的财务成本实现上述控制，但确实需要一些时间投资。虽然简化流程以提高组织效率很重要，但确保这些流程保障公司的现金状况也同样重要。
有关更多信息或其他问题，请联系Tom Dearnley，tdearnley@必威电子blumshapiro.com.
